Desde que la Agencia Tributaria anunció su intención de digitalizar los procesos de tributación y la implementación de Verifactu, han sido muchas las dudas que han surgido en torno a él.
Como punto de partida, Verifactu es el sistema de facturación electrónica obligatorio a partir del 1 de enero de 2026 para la mayoría de empresas. Y, desde el 1 de julio, para los autónomos. Aunque llega rodeado de incertidumbre, su objetivo es reforzar la lucha contra el fraude fiscal, fomentar la transparencia y mejorar el control de los ingresos de empresas y profesionales.
En un contexto en el que la digitalización avanza a pasos agigantados, Verifactu se perfila como una herramienta que modernizará la relación entre contribuyentes y Hacienda. Además, la Agencia Tributaria pretende supervisar y erradicar prácticas fraudulentas mediante la trazabilidad completa de las facturas.
El proyecto fue aprobado a través del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Este regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos, o electrónicos, que soporten los procesos contables, de facturación y de gestión empresarial de quienes desarrollen actividades económicas. Algo necesario según la propia Agencia Tributaria. Puesto que , según sus datos, se estima que la economía sumergida supone más del 20 % del PIB en España. Una cifra que se pretende reducir significativamente con la implantación de este sistema obligatorio de facturación.
Desde Femar Asesores, como despacho especializado en asesoramiento fiscal, contable y jurídico, queremos ofrecer a nuestros lectores una visión clara y completa sobre qué es Verifactu, cómo funciona, a quién afecta y qué pasos hay que seguir para implementarlo correctamente.
Qué es Verifactu y cuál es su objetivo
Como indicábamos al inicio de este artículo, Verifactu es un sistema que obliga a todas las empresas y profesionales que emitan facturas a utilizar un software de facturación certificado que garantice la integridad, conservación, trazabilidad y accesibilidad de los registros contables.
La principal novedad de este sistema es que cada factura emitida se reportará automáticamente a la Agencia Tributaria. O quedará preparada para ser enviada de forma inmediata cuando el contribuyente así lo indique.
Este nuevo modelo de facturación tiene una doble finalidad.
Por un lado, facilitar al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Y, por otro, dotar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de un mayor control sobre las operaciones económicas en tiempo real o, casi, real. Aunque, para ser rigurosos, el objetivo último es impedir la manipulación o destrucción de facturas, eliminar el uso de programas de doble contabilidad y asegurar una facturación transparente y fiable.
A quiénes afectará la entrada en vigor de Verifactu
Verifactu afectará de forma directa a todos los empresarios y profesionales que estén obligados a llevar libros de registro del IVA y que no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), ya que este último sistema ya proporciona información inmediata a la AEAT.
En la práctica, esto supone que una amplia mayoría de autónomos, micropymes y pequeñas empresas deberán adaptarse a esta nueva obligación en dos fases diferenciadas. Para los autónomos, el uso de un software compatible con Verifactu será obligatorio desde el 1 de julio de 2026. Mientras que para el resto de empresas y profesionales, no incluidos en el SII, la exigencia comenzará el 1 de enero de ese mismo año.
Desde entonces, como venimos insistiendo, será obligatorio utilizar un programa de facturación que cumpla con los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto mencionado. Los sistemas deberán generar un registro de facturación inalterable, con huella digital, y deberán estar preparados para remitir esos registros a la Agencia Tributaria con carácter inmediato. O, en su defecto, cuando el contribuyente lo decida expresamente.
Verifactu: cuáles son sus principales características
El funcionamiento de Verifactu se basa en una serie de principios que todo software de facturación deberá cumplir para ser válido ante la AEAT.
En primer lugar, los sistemas deberán garantizar la inviolabilidad de los datos. De modo que no se puedan alterar, eliminar o modificar los registros una vez generados. Cada factura debe ir firmada electrónicamente y contar con un código único identificativo. Así como con una huella digital o «hash» que garantice su integridad.
Además, será obligatorio conservar todas las facturas durante un periodo mínimo de cuatro años, y el software deberá facilitar el acceso a los registros tanto al contribuyente como a la Agencia Tributaria. Verifactu también exigirá incluir en las facturas una leyenda específica que indique que ha sido generada conforme al sistema, lo cual otorga plena validez jurídica a efectos tributarios.
Aunque inicialmente se permite que el envío de las facturas a Hacienda sea voluntario, se prevé que, en próximos años, pase a ser obligatorio de forma progresiva. Esta remisión podrá realizarse en tiempo real, lo que agiliza tanto los procesos de control como los trámites de comprobación e inspección.
Y, ¿cómo implementar este método de facturación electrónica?
La adaptación a Verifactu no debe dejarse para el último momento. Para implementar este nuevo sistema de forma adecuada, tanto las empresas como los autónomos deben comenzar por aclarar si el software de facturación que utilizan cumple con los requisitos establecidos por la normativa. Muchos programas ya están adaptándose o lanzando versiones específicas para Verifactu. Por lo que, lo más recomendable, es contactar con el proveedor de software para confirmar su compatibilidad.
En caso de que el sistema actual no cumpla con los requisitos legales, será necesario adquirir un nuevo software certificado o adaptar el que ya se utiliza. Como es de suponer, esta implementación implica también una revisión de los procesos internos de facturación y contabilidad. Así como una formación mínima del personal encargado de estas tareas.
Desde Femar Asesores recomendamos realizar una auditoría interna para evaluar el grado de cumplimiento actual, definir los cambios necesarios y establecer un calendario de adaptación. Asimismo, es aconsejable contar con el respaldo de un asesor fiscal o contable que pueda garantizar que la transición al sistema Verifactu se realice con todas las garantías legales y técnicas.
Finalmente, le animamos a contactar con nosotros para resolver cualquier duda que pueda surgir a lo largo de este proceso de adaptación a Verifactu. Le ayudaremos a evaluar su situación, seleccionar el software adecuado y adaptar todos sus procesos a este nuevo sistema.
Comprobará como contar con una asesoría experta puede marcar la diferencia entre una transición eficaz o un proceso tedioso y lleno de complicaciones. Si tiene alguna consulta sobre cómo le afecta Verifactu o necesita acompañamiento legal y técnico para implementarlo, no dude en contactar con nuestro equipo de expertos. Analizaremos su caso de forma personalizada y le guiaremos, paso a paso, hacia una facturación electrónica segura, eficiente y siempre conforme a la normativa.
